Pengantar & Hak Akses
Sistem e-IKU (Elektronik Indikator Kinerja Utama) adalah platform terintegrasi untuk memantau capaian kinerja Poltekkes Kemenkes Kupang. Panduan ini menjelaskan cara penggunaan sistem sesuai dengan peran (Role) Anda.
Matriks Hak Akses (Role)
| Role / Peran | Fungsi Utama |
|---|---|
| PRODI / JURUSAN | Operator Data. Bertugas melakukan Setup Indikator Mandiri dan Mengisi Realisasi Capaian. |
| ADMIN | Administrator Sistem. Mengatur Master Data, User, dan Jadwal. |
| AUDITOR | Verifikator. Memeriksa dan menyetujui (Approve) data yang dikirim Prodi. |
Panduan Operator: Setup Indikator Mandiri
Penting: Menu ini digunakan untuk mendaftarkan indikator kinerja spesifik Prodi yang belum ada di daftar Master Admin.
Langkah Akses
- Klik menu Setup & Database pada sidebar kiri aplikasi.
- Pada kotak OBJEK PENGATURAN, pilih opsi Indikator Kinerja.
- Formulir input akan muncul seperti pada gambar di bawah ini.
Bedah Formulir Input (Penjelasan Detail)
Berikut adalah penjelasan rinci untuk setiap kolom isian agar tidak terjadi kesalahan perhitungan sistem:
Nama Kolom (Form)
Fungsi & Penjelasan
Contoh Pengisian
KEGIATAN
Kategori Induk. Setiap indikator harus "menumpang" pada satu kegiatan besar. Data ini diambil dari Renstra/Master Data Admin.
*Jika list kosong, hubungi Admin.
*Jika list kosong, hubungi Admin.
Pilih: "Penyelenggaraan Pendidikan"
NAMA INDIKATOR
Judul kinerja yang akan diukur. Gunakan kalimat yang spesifik dan terukur (SMART).
"Persentase Lulusan Tepat Waktu"
TARGET
Angka sasaran yang ingin dicapai dalam satu tahun.
Hanya isi dengan angka (jangan pakai simbol % atau huruf).
Hanya isi dengan angka (jangan pakai simbol % atau huruf).
Isi: 100
(Bukan 100%)
(Bukan 100%)
SATUAN
Unit pengukuran. Ini hanya label agar pembaca tahu angka target itu apa.
%, Orang, Dokumen, Kegiatan
BOBOT (%)
Tingkat Prioritas. Semakin besar angkanya, semakin besar pengaruh indikator ini terhadap Skor Akhir di Dashboard Eksekutif.
5
(Artinya berkontribusi 5% ke nilai akhir)
(Artinya berkontribusi 5% ke nilai akhir)
METODE HITUNG
Menentukan rumus penggabungan nilai Triwulan (TW1 s.d TW4).
- RATA-RATA (AVG): (TW1+TW2+...)/n. Untuk nilai kualitas/mutu.
- AKUMULASI (SUM): TW1+TW2+... Untuk nilai kuantitas yang terus bertambah.
- TERAKHIR (LAST): Mengambil nilai status bulan terakhir.
- Pilih AVG untuk IPK/Nilai.
- Pilih SUM untuk Jumlah Publikasi.
- Pilih SUM untuk Jumlah Publikasi.
POLARITAS
Menentukan arah keberhasilan.
- MAXIMIZE: Makin Tinggi Makin Baik (Realisasi >= Target).
- MINIMIZE: Makin Rendah Makin Baik (Realisasi <= Target). Contoh: Tingkat Kesalahan/Komplain.
Umumnya pilih: MAXIMIZE
Panduan Operator: Input Realisasi
Logika Penguncian Berurutan
- TW1: Terbuka jika Jadwal Aktif.
- TW2: Terbuka jika TW1 sudah APPROVED.
- TW3: Terbuka jika TW2 sudah APPROVED.
Langkah Pengisian
- Buka menu Input Realisasi.
- Isi Nilai (Angka) dan Link Bukti (Google Drive).
- Klik tombol Simpan . Status jadi SUBMITTED.
Panduan Operator: Revisi
Jika status berubah menjadi REVISI (Merah):
- Baca kotak pesan kesalahan berwarna merah di bawah input.
- Perbaiki nilai atau link bukti sesuai catatan Auditor.
- Klik Simpan lagi.
Logika Matematika: Level Indikator
1. Konsolidasi Realisasi (TW1-TW4)
METODE AVG (Rata-rata)
Rumus: (TW1 + TW2 + TW3 + TW4) / Jumlah_Kolom_Terisi
// Contoh: TW1=80, TW2=90, TW3=Kosong, TW4=Kosong
Hasil = (80 + 90) / 2 = 85
Rumus: (TW1 + TW2 + TW3 + TW4) / Jumlah_Kolom_Terisi
// Contoh: TW1=80, TW2=90, TW3=Kosong, TW4=Kosong
Hasil = (80 + 90) / 2 = 85
METODE SUM (Akumulasi)
Rumus: TW1 + TW2 + TW3 + TW4
// Contoh: Jumlah Penelitian. TW1=2, TW2=3.
Hasil = 2 + 3 = 5
Rumus: TW1 + TW2 + TW3 + TW4
// Contoh: Jumlah Penelitian. TW1=2, TW2=3.
Hasil = 2 + 3 = 5
2. Polaritas & Persentase Capaian
Polaritas MAXIMIZE (Makin Tinggi Makin Baik)
Digunakan untuk mayoritas indikator (contoh: Jumlah Lulusan, IPK).
Digunakan untuk mayoritas indikator (contoh: Jumlah Lulusan, IPK).
Skor = (Realisasi / Target) × 100%
Polaritas MINIMIZE (Makin Rendah Makin Baik)
Digunakan untuk indikator negatif (contoh: Tingkat Komplain, Error Rate).
*Khusus: Jika Realisasi 0 (Sempurna), maka Skor otomatis 120%.
Digunakan untuk indikator negatif (contoh: Tingkat Komplain, Error Rate).
Skor = (Target / Realisasi) × 100%
*Khusus: Jika Realisasi 0 (Sempurna), maka Skor otomatis 120%.
Logika Matematika: Skor Akhir Dashboard
Bagaimana angka besar di Dashboard (contoh: 88.5%) dihitung? Sistem TIDAK menggunakan rata-rata biasa, melainkan Rata-rata Tertimbang (Weighted Average).
Grand_Total_Nilai = ∑ (Skor_Indikator × Bobot_Indikator)
Grand_Total_Bobot = ∑ Bobot_Indikator
FINAL_SCORE = Grand_Total_Nilai / Grand_Total_Bobot
Grand_Total_Bobot = ∑ Bobot_Indikator
FINAL_SCORE = Grand_Total_Nilai / Grand_Total_Bobot
Panduan Admin: Detail Input Master Data
Hanya untuk role Admin. Mengatur struktur data dasar.
- Tahun Anggaran: Periode aktif.
- Unit Kerja: Struktur Prodi/Jurusan.
- Sasaran Strategis: Level tertinggi Renstra.
- Kegiatan: Penghubung Sasaran dan Indikator.
Panduan Admin: Manajemen User
Membuat akun untuk Kaprodi/Operator. Pastikan memilih Unit Kerja yang sesuai saat membuat user agar data filter dashboard akurat.
Panduan Admin: Backup & Jadwal
Logika Lock (Jadwal):
Jika tanggal hari ini berada DILUAR rentang Start/End Date yang disetting, maka seluruh User (kecuali Admin) tidak akan bisa mengedit/menyimpan data (Mode Read-Only).
Jika tanggal hari ini berada DILUAR rentang Start/End Date yang disetting, maka seluruh User (kecuali Admin) tidak akan bisa mengedit/menyimpan data (Mode Read-Only).
Panduan Auditor: Verifikasi
Tombol aksi (Approve/Tolak) hanya muncul pada data berstatus SUBMITTED.
Approve
Kunci Data Permanen
Revisi
Kembalikan ke User
Bantuan Teknis
Jika Anda mengalami kendala teknis (Error sistem, lupa password, atau kesalahan input yang tidak bisa diedit), silakan hubungi Tim IT Support.